王群：如何写好公务文书

  

王群 北京市委办公厅原副巡视员

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今天讲三个文种的写作。公文写作是每一个干部必须要掌握的基本功。为什么要这样说？有两点：第一，工作的需要。我们上情下达、下情上报都需要用公文，上级的工作部署传达下来、工作情况报给主管部门，还有我们跟其他单位打交道，商洽工作、询问问题，都需要用公文。所以这是我们工作的一项基本功。

第二，是我们个人发展的必由途径。因为我们说一个人的素质高低，通过什么显示出来？一个是说，一个是写。只有通过说和写才能知道这个人的政策水平、分析能力、工作经验。写比说更重要，为什么？说只能一部分人听到，写出来就会传播得更广。每个人跟主管部门不是天天能接触的，但是如果写出一篇好的简报、好的请示，或者连着写几篇好东西，那就会给人深刻的印象。所以一个人发展需要靠写。

你们看王沪宁，从江泽民就开始用他，胡锦涛也用他，现在习近平用得更厉害，他已经成为习近平的主要幕僚，出国都排在习近平的后面。为什么？就是因为他写东西快，而且写东西有新意，有新词，有自己不一般的东西，所以他能够受到重用。

一、 请示的分类与写作

请示是机关中经常用到的一类公文，下级向上级请示问题，要求批准工作，都要用请示。先讲一下请示的特点。按照中办、国办颁布的《党政机关公文处理工作条例》，请示适用于向上级机关请求指示和批准。从这一点我们可以看出它的特点，第一个是请求性，写请示必须对上级机关有所请求；或者对某个政策不清楚，请求上级给予解释；或者对于某项自己无权决定的事项请求上级给予批准；或者遇到困难自己无力解决，请求上级给予帮助。

第二，先行性。就是一定要在事先成文，不能先斩后奏，必须先请示，再实施工作。上级批准了才能做，不批准就不能做。

第三，专向性。请示只能发往有领导或者领导关系的上级机关。我们和管委会是直接的上下级机关，这是我们可以写请示的。但是我们和朝阳区委，就是我们上级的上级，就不能够直接写，那就属于越级请示了。越级一般是不行的，但是有特殊情况可以。什么情况？你给管委会写的请示长期得不到答复。按理说我们请示要在10个工作日之内给予答复。长期得不到答复，你可以越级请示，它不答复你，你可以向区委请示。再一个，你必须有直接的上级领导或者指导机关。比如说区委的财务部门、区发改委、建委就不能向它请示，它不是你的上级机关，要是自己的隶属机关才行，这是专向性。

我们讲讲请示的分类。有这么三类请示，刚才讲了一个是请求指示的请示。就是说我们对有些方针、政策的理解在执行中有模糊的地方，有把握不准的地方，需要上级解释，给以明确。例如一个省的财政厅向财政部报的一个请示，他就问总会计师是行政职务还是技术职称？要求上级给明确。这个就是一个政策问题，请求上级明确。

第二类，请求批准的请示。超越工作的职权范围了，我无法决定，比如说机构设置、人员定编，比如说我们服务中心想成立一个处，你自己不能成立，必须上级批准给你编制才能成立。人事安排，我们自己不能决定，由上级来决定。资产购置、资金的动用，有些控办指标的，我们不能随便买，像用车，像一些专业摄像机等等，这都需要控办批准的。这一类的请示叫请求批准的请示，上级批准你你才能做，不批准你不能做。

第三类，请求解决问题的请示，如果服务中心在工作中遇到困难，我们自己无力解决，比如说我们要搞一个全市性的大型活动，我们需要搞一些基本建设，或者搞一些设施，一些辅助设施，但是这些东西我们从财力、人力上都无力解决，需要区委给予帮助，那么我们就可以请示管委会，请管委会或者区委给予帮助。凡是我们自己无力解决的那些困难需要呈报给上级，请求帮助，这类也需要写请示。比如说这篇请示是吉林省人民政府给国务院的一篇请示，为什么要请示？因为他在抗洪救灾中缺少柴油和汽油，要求国家给增拨5000吨汽油，解决这个困难。

这三类情况下我们都可以用请示，所以我们可以看到请示是有含金量的，能够为我们自己解决问题。所以请示是为我服务的，它跟报告不一样，报告是为上级领导服务的，简报也主要是为上级领导服务的，而请示是为我自己服务的，为我这个单位服务的，为解决我单位问题、困难的。

请示的写作。先讲请示的格式。红头用单位的规范性全称或者简称，比如说奥林匹克公园管委会服务中心，用这样一个红头，或者有简称也可以，我不知道你们简称怎么说。后面不加“文件”两个字，你看红头都是中共中央文件、北京市人民政府文件，请示这个属于上行文。上行文不要加“文件”两个字，就是一个单位名称就可以了。

下面有一个红色反线，红色反线的左上角是用文号。一般文号用“文”来代替，什么什么文。报告和请示都用“文”代字。然后必须要写签发人，比如说你们主任是签发人，这个必须要有，这个是中央国务院的规定，上行文必须要加签发人。然后下面是标题、主送单位、主送机关，然后正文、附件、落款等等，这个都跟一般文件一样，还有尾条。这是一个格式。这里没有标明的是请示在过去的规定，在2012年以前，也就是2000年的时候，北京市人民政府规定请示后面要加附注，这个附注加什么？加单位的电话和联系人。为什么？你向上级请示，上级有时候对请示内容不太清楚的，他要询问，或者上级不能够及时给你批复，他也要说明。所以要加附注，在落款的后头，顶格加一个括号，括号里面加上联系人电话和联系人。但是新的规定没有要求，没有说行，也没有说不行，我们按照老的规定来执行也可以，你不执行也可以。这是格式。

下面我们讲讲请示的标题。标题有两种：第一种叫做完全式。完全格式由三项来组成，由发文机关名称+事由+文种这三项。我们看一个例子，比如说吉林省人民政府关于增拨防汛抢险救灾用油的请示。吉林省人民政府，这是发文机关的名称，事由是关于增拨防汛抢险救灾用油的请示，文种就是请示，三项。这叫完全式标题。如果是对几个单位联合的请示，要把这几个单位都放在前头，这几个单位之间不要加标点符号，不要加逗号，用空格来代替，把它分开。这是联合行文的格式。

第二种标题叫不完全式的，那就是缺项，有两项式标题。比如说下面我举这个例子是甘肃省公安厅给国家公安部发的一个请示，它的标题是“关于对贩卖枪支零部件如何定性处理的请示”，它由两项式组成，一个是事由，关于对贩卖枪支零部件如何定性处理，文种就是请示，两项式。

什么时候用两项式，什么时候用三项式，这个没有特别的规定。过去有个规定，上行文有两种，一个是报告，一个是请示。上行文就是下级向上级的行文，上行文带有红头，规范化的印红头。带有红头的这种上行文，标题可以省略发文机关名称，这是过去的规定。新的《党政机关公文处理条例》里没有再强调这一点，但是也没有说禁止这一点，所以上行文我们还可以用两项式标题。当然你用三项式标题更好，更规范。这个都可以。两项式、三项式都可以，大家明确这一点就行了。

 

第二，我讲一讲两种不同请示的写作。一种是请求指示，这种请示怎么写？这种请示是请求上级对方针、政策给予明确，不是批准某件事情。这种请示有三大块内容：一个是要摆出问题，你的问题在哪里。你要让上级给你明确解释什么东西，什么内容，什么问题。摆出问题了，不能放在那儿让领导给你解答，你还得自己先做出一个我怎么认识，我认为应该怎么怎么样，这叫试做解答。对这个问题你要先有一个自己的理解，然后再让领导定夺你这个理解对不对，如果不对，那领导自然会给你纠正。这是请求指示请示的写作方法。

我们看这篇例文。这是一个省财政厅“关于总会计师是行政职务不是技术职称的请示”。他在标题中先把他态度明确了，他认为总会计师是行政职务，不是技术职称。他先把他自己的理解在请示标题中很鲜明的提出来了。他说财政部、国务院《会计人员职权条例》规定，会计人员技术职称分为总会计师、会计师、助理会计师、会计员四种，其中总会计师既是行政职务，又作为技术职称，负责工厂的财务会计事宜。这是过去的政策了，现在不这样说了。在执行中出现问题了，每个工厂，尤其是大型工厂，授予总会计师这种职称的有四五个人，甚至比四五个人还要多。那么究竟由这四五个人中的哪一个来负责工厂的财务会计事宜呢？也就是说哪一个人作为行政职务呢？你不能一个单位有四五个作为行政职称的总会计师，那就没法办了，谁来负责？所以执行总会计师的职责与权限就发生了矛盾。

他先把问题摆出来了，问题在这儿。然后他想试做解答，“我们认为应将行政职务与技术职称分开，总会计师就是行政职务，不再作为技术职称，比照最近国务院颁发的《工程技术干部技术职称暂行规定》，将《条例》第五章规定的会计人员职称中的总会计师改为高级会计师。”职称里叫高级会计师，行政职务叫总会计师。实际上现在就是这样执行的。最后写，以上认识是否妥当请指示。这叫结束语，收束语。

这个很好写，大家注意不要忘记试做解答，把问题摆出来了，也要做出解答来，这是请求指示的请示的写作。

我们再来看请求批准和请求解决问题这样请示的写作，这是第二种。这个写作就跟上一个请示的写作不太一样，它要先写明请示的理由，我为什么要做这项工作，我为什么请求上级给我帮助？要把请示理由写清楚。然后把你请求上级批准你什么事，请求上级给你什么帮助明确写出来。最后用结束语来收束全文。

下面我们讲讲具体的，先讲讲请示理由怎么写。请示理由的写作是非常重要的，你的请示理由很充足上级才能批准。你要办一件事，要买一个东西，你说我非常需要，怎么需要，把这个写清楚了上级才能够批准你。所以请示理由写作非常重要，这可以说是请示写作的成功与否所在。

写请示理由应该注意三点：第一点，要做到合情合理。就是说你请示这个理由要实事求是，要合理正当。比如说我们请求上级，我们单位发生天灾人祸了，像我们这个可能少一点，像区县有时候有天灾人祸，洪灾、涝灾、火灾等等，可能什么地方被雷劈了也有可能。遇到这种情况，我们需要上级给予帮助，靠我们自己的财力无法解决。那么一定要实事求是地写出你的损失。过去有些单位，有些县，它受灾面积比如说只有800亩，他报1200亩，扩大，为什么？为了多要点钱，多要点救济粮、救济款，当然这个心情是可以理解的，但是不能这么办，要实事求是，受灾面积是800亩就是800亩，不能夸大。而且要合理正当，你要求救济粮、救济款要合理正当，不能狮子大开口。

第二，要依据充分。写的理由要依据充分，一个是要有政策可依，我这个请求是符合政策的，你不能不符合政策让领导去犯错误，比如说我们现在公务用车都有标准，排气量多少，什么型号，都有标准。你非得要买一个凯迪拉克，那肯定就不可能了，那你就让上级为难了，那大大违反政策了，你超出2.0的标准，超出国产车这样的标准了，要买原装进口车，那就不符合标准了。所以要有政策可依，让上级好批你，不能把违反政策的请求给上级。

二是要以事实为据。我确实是需要用车，确实有事实为据。我们举个例子来看，某某齿轮厂“关于增加技术改造项目投资的请示”，他要求国家给它增加4.9万元，当然这个是过去的事了，增加4.9万元的投资，为什么要增加呢？它有两个原因：一个是原计划更新增加设备11台，资金额13万元，因一些优质名牌设备提价，致使资金额达到14.7万元，差价1.7万元。它后面还有附表，我这个不是瞎说的，这个有事实为据，详见附表。第二个是原计划翻建锻造车间厂房是1000平方米，资金30万，后来经过审查定的工程预算是33.2万元，超出计划的原因是部分计划外建设材料溢价，价差3.2万元。以上两项共超出资金4.9万元，我厂无力解决这些，所以要求上级增加项目投资的指标，要增加4.9万元。你看它写得很清楚，有事实可依，都是很精确的，不是狮子大开口，这个要求是合情合理的。

第三点，要做到清楚明白。请示的理由要写得很清楚、很明白，用语要准确，交代要清楚。比如说这篇，这是某市向省里头要求关于设立一个经济开发区的请示。为什么要设这个经济开发区呢？它说我有四项依据，一、二、三、四写得很清楚，让上级一看就不得不批准，你这四项确实很需要设立开发区。所以这就叫写得清楚明白，有条有理。

这篇请示，理由写的就不充分。这是某某公司给能源集团的一个请示，它说它是西北热电中心节能燃气，热电项目现在已进入施工调试期，为了确保投产的各项工作的顺利开展，我公司现申请开展EPR系统，实施招标工作。本次招标将以公开招标方式进行，我公司将委托北京国际电气工程有限责任公司作为本次招标的招标代理机构。这篇请示，它请示的内容是什么？请示的事项是什么？要让上级批准用北京国际电气工程有限责任公司作为本次招标的招标代理机构。但是理由讲清楚了没有？没有讲清楚。他只是说明他要进行招标，为什么进行招标说明了，但是为什么要用这个公司作为招标代理机构，没有讲清楚。

为什么要用这个公司呢？这个公司具有资质，或者说它在这方面有很强的经验，或者说多次为我们系统做这项工作。你起码要写出点理由，为什么要用这家公司。没有写。所以它的理由就没有写清楚。总之是交代的不清楚。所以我们请示理由写作一定要符合这三条，这样才能写成功。

第二点，请示事项的写作。也就是这类请示第二项内容要写清楚请示事项。请示事项就是向上级机关提出的请求，你请求批准我什么事，或者你请求帮助我解决什么问题，这个也很重要。

第一，它的写作要求是要写的明确、清楚，让上级知道你需要什么帮助，知道批准你这个东西是什么。比如说要买一个专业相机，这是控制购买的，除了要写清理由，还要把专业相机的型号、大概价格都写清楚，这样上级才好批。因为相机品牌不一样，它的价格也相差很多，这个必须要写清楚。

比如说吉林省人民政府向国务院请求增拨防汛救灾用油的请示，最后一行是“为此特请国家增拨抗洪抢险用柴油5000吨、汽油5000吨”，写的很清楚5000吨，不是5000余吨。当然前面讲了很多理由为什么要用5000吨，前面理由讲得很充分了。所以要讲明确、清楚，上级才好批，你说“特请国家增拨我一定的柴油和汽油”，这“一定的”是多少？让上级猜？让国务院去猜？那不行，必须要写得很清楚。

这是一个反面的例子，这是乡人民政府给县人民政府的请示，说它为了发展经济，要修建一条公路，修建长滨公路，全长37公里，需要经费60万元。那一公里将近2万元了。它说我乡政府可以集资部分资金，请县政府解决部分资金，那这个就写的不清楚了。你到底请县政府给解决多少，是10万还是20万？上级没法批你。当然它这个有一个背景，它写这个请示的时候，集资还没有到位，不知道最后能够落实多少资金，它跟上级也沟通了，说到时候缺多少给多少，但是它又写不清楚，那么这个请示可以等一等，不用着急。所以你这样写这个请示，上级没法给你批准，到底给你批多少资金呢？这也是一个问题。这是要明确，要清楚的。

第二个要求，要具体，要详细。你这个请示事项写得要具体，要详细，越详细越好，越详细上级批不批才好把握。比如说县人民政府给市人民政府的一个请示，他说土地管理局虽然建立了，但是它的职能和它的编制都没有解决，所以它要求市人民政府给予明确，过去县土地局跟建委、农场局经常有职能交叉的地方，那么它要求上级给予明确。另外一方面，县土地局要设立多少个领导职位，设立几个下属单位，几个部门，它都要求上级给予批准。它写的很清楚，职能问题，下面要设五个部门，他写的很清楚，这样上级才好批你，这叫具体详细。

 

最后是结束语。请示有专门用的结束语，不是自己瞎创的。如果是要上级给予指示的请示，用“以上意见当否，请指示”，因为你要对你请示的问题试做解答，所以要用这样的结尾用语。

一般请求批准，请求上级给予帮助解决困难的，要用这样的，“妥否，请批示”、“请予审批”、“请批复”，用这样的结束用语。它结束用语用的也不一样。但是这一般都是我们习惯用语，大家以后就照这样用，别再自己发明了，就按照它这个就很高明了。

请示写作注意事项。一个是一文一事，一个请示只能写一个事情。你不能几个事搁在一起请示。比如说我这儿又有编制问题的，又有购买物品的，放在一起为什么不能？如果放在一起，到了上级那儿，可能编制的是一个主管领导批，管财务的是一个主管领导批，那就两个领导批你的请示了，它就会造成文件横传。不知道你们有没有培训过公文办理办法，要尽量避免文件横传，文件横传会造成工作效率下降。比如说主管财务这个主任正好出国了，那么主管编制的领导就得等着财务领导回来以后批完之后才能退给你，这样就耽误工夫了，一横传就耽误时间。因为我们请示要求10个工作日必须给予答复，也就是两周。你一横传，不同领导来批就会耽误时间。所以要求一文一事，一项工作写一篇请示，不能一文多事。

第二，请示反映的要实事求是。

第三，请示考虑可行性、正当性。

第四，请示一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的应用抄送形式，但是不得抄送其下级机关，这是一个规定。这是我们党政机关条例中的一个规定。

一般请示只能请示一个上级机关。比如说我这个请示既要给管委会请示，又需要区里的发改委或者区里的建委知道这件事，那么你应该给你的直接上级作为请示的主件，其他的作为抄送，抄送给区建委或者区发改委。也就是说应该把管委会放在主送机关这个地方，区建委和区发改委放在后面尾条上写抄送谁谁，这样就可以了。

《条例》中还明确规定请示不得抄送给下级机关。当然我们可能就没有下级了，比如说中心的请示不能抄送给你的什么办公室，还有中心下面的哪个部门，都不能抄送给下级机关。

第五，向不相隶属的机关请求批准，不能用请示，应该用函。后面我们会讲到函。比如说我们管委会要搞一个建设，它要用资金，需要区里头财政部门给予批准，那么它还需要土地使用，还需要变更土地使用权，还需要区建委或者发改委批准，但是我们管委会跟区的财政局、发改委或者建委，它属于不相隶属的，我们是政府派驻机构，属于不相隶属的，或者是平级机关，实际我们级别还高一点。

所以不能写请示，只能求批函，给发改委，给区财政局写请求批函，不能用请示。大家要记住，请示一定是上行才能用请示，下级机关向你的直接上级机关才能有请示，除此之外都不能用请示。也就是说我们服务中心只能给管委会写请示，其他单位都不能写，其他单位只能用函。

二、函的功能与写作

下面我们讲函的写作。这个是我们在机关中经常用到的一个公文。我们先讲讲函的功能。按照《党政机关公文处理条例》规定，函用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函的功能比较多。

我先讲讲什么叫不相隶属机关。不相隶属机关包括两种：一种是不是同一系统的机关。比如说我们公园和西城区委或者和东城区的中山公园，那属于什么？这不属于同一个系统，不在一个系统里面，一个是西城区，我们虽然是政府派驻机构，但是实际上我们是在朝阳区，属于这一个系统内的，我们干部使用、编制都在朝阳区。所以这个不相隶属，不是一个系统的。比如说我们和中央军委之间，我们服务中心和中央军委也属于不相隶属的机关，我们要给中央军委行文只能用函。这是一种。

第二种不相隶属，就是在同一系统的平级机关属于不相隶属的。比如说服务中心和管委会下面其他的单位。我们和管委会其他部门属于平级机关，互相不隶属，谁也管不着谁，这也属于不相隶属的机关，这种机关之间用函来行文。我们商量工作、询问答复问题，请求批准，为什么要请求批准？刚刚我讲了管委会和区财政局是不相隶属的，但是我们用钱需要它批，我们属于朝阳区代管，用钱需要它批，这个时候就用函，不能用请示了。

函的分类，按照它的行文方向，一个叫致函，一个叫复函。主动发函叫致函，就是我去函，我请求你跟我合作，我请求你答复我的问题，这叫致函。复函就是对方的回文，对你这个致函的批复或者对你这个致函答复叫复函。

按照内容和用处来分有下面四种：一种叫商洽函，这就是我们讲到它的作用。机关之间要联系工作，比如说我们有时候有些东西会是街道发生关系，因为街道它属于属地领导，对于住在它街道里的，中央军委它都管得了，有一些事，比如说卫生防疫什么的，有些事它管得了，所以会发生关系。比如说我们和大屯街道，我们要和它联系工作，那么我们就用商洽函。我们询问一些问题也要用商洽函。这就是商洽函。

询问函、答复函，这是一类。这一类函件不具有呈报和指示作用。什么意思？就是不具有法定效力，不具有强制性。你说我给它一个函，要求他答复，他可以答复，也可以不答复，他不答复你也没辙，因为你们不相隶属。我跟大屯街道说我跟你这个街道合作搞一项什么活动，他可以跟你合作，也可以不跟你合作，不具有强制性。

第三类，求批与审批函。也就是向无隶属关系的业务主管部门请求批准某些事项。我们服务中心也有这种情况，我们财务上也需要管委会的财务部门批准，比如说我们搞培训，培训我们要有专用资金，它需要人事部门来批准你才能搞这个培训，要不然这个钱怎么出？所以它就要向这些虽然不隶属，你跟它是平级机关，你们俩谁也管不着谁，但是在这个问题上需要他批准，需要他代领导来批准，他实际上是代替主管领导来把这个关，所以你就需要向他来请求批准。

比如说你们的人事部门批准你搞这个培训了，他会给你一个复函，叫答复函或审批函。求批函和审批函对授函机关是具有权威性和指定作用的，它和请示功能是一样的，只不过单位的隶属关系不一样，但是它是有强制性的，它同意你搞这个培训你就可以搞，它不同意你，你还真不能搞，你搞了以后钱没处报销去。所以求批函和审批函是具有强制性的。

最后一个是告知函。将具体事项告知有关单位。这个告知函类似于通知的作用。我通知下去了，接到这个通知的单位应该去执行，它具有一定的法定效力。这是分类。

 

下面我们讲函的写作。我们先看函的格式。函的红头或者叫文件标识、公文标识。一看到红头，中共中央文件，不得了，一看它是一个标识，叫公文标识。公文标识这个部分和上行文一样，不加“文件”，不是北京市人民政府文件，不加“文件”两个字。文号可以放在中间，也可以放在一侧，如果放在一侧要加签发人。但是函的写作，求批函要加签发人，其他的函不需要加签发人。

求批函和审批函，因为它相当于请示和批复，它要加签发人，一般的函件不需要加签发人。也就是我们这个函的写作格式它是用于求批和审批用的格式。

怎么写呢？它是用信签的格式，不是公文格式。什么叫信签格式？我们单位都有自己制作的公文信签，跟信纸一样，上面有一个红线，单红线或双红线都可以，反正上面有一条红线，上面写上你的单位全称，这个不能用简称，一定要用全称，然后把公文的字号，发文字号，把发文字号放在红线下方的右下角，下面再写标题，主送机关。

商洽和询问函不具有强制作用，它就是商洽工作，跟你商量工作，或者询问问题。我刚才说了，它不具有强制性，你可以答复，也可以不答复，你可以合作，也可以不合作。所以它的级别要低一点，所以它的红头也比较简单，用信签的格式。这是2012年新规定的。

下面我们就讲它的写作。先讲完全式的标题。完全式标题也是三项式，跟请示一样，发文机关名称+事由+文种。文种这个大家要注意，如果是去函，就用函就可以了，如果是回函，则用复函。这是有点区别的。比如说北京行政学院关于解决住宅生活区配建改造工程资金的函，这是去函，只是一个“函”字，一看就是去函，这是主动发函。这是北京行政学院给市计委，现在叫发改委了，是给市发改委写的一个函，是求批函，要求批准资金的。再看下面，国务院办公厅关于河南郑州经济技术开发区的复函，带一个“复”字，那就是回函，答复函，或者叫审批函。这是三项式标题的写法。大家注意文种有点区别。

第二种标题叫不完全式。不完全式主要用于什么？用于商洽函、询问函，可以用不完全式的。求批函和审批函最好用三项式，从格式上来说，它也要红头，比较规范一点。所以求批函和审批函要用三项式，一般的我跟你商量工作，询问问题，可以用两项式。关于调查电教教材编制情况的函，这是市教委给各个搞电教的学校发的一个函，它搞一个调查，调查情况，实际上是一个询问函。它就用两项式。大家明白了什么时候用两项式，什么时候用三项式，带求批的、审批的这种函用三项式，答复问题、商恰问题的、询问问题的都用两项式就可以了。

还有一个四项式的，四项式实际上讲不讲都可以，它就是多了一个，在标题中，比如说国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的函。当然它不加这个也可以，就是关于国务院办公厅关于悬挂国徽的问题的复函。有时候它为了更明确，它加了一个给谁谁的复函，它把主送机关的名称也给加进去了，这是比较特殊的例子。大家不知道也可以。

第二，讲讲主送机关。函的主送机关大多数是一个，函是一对一的文件。一个单位向另一个单位的发文。它是一对一的，所以它多为一个。告知函和邀请函可以有多个主送机关，有的时候邀请一些单位来我们单位参加活动，当然这些函往往是用媒体来发布的，而主送机关是泛指，没有明确。比如说某些企业，邀请某些范围的企业到我这个单位来参加订货会议，邀请函，但是一般都在媒体上发布。一般我们公文内部的函件多为一个，主送机关多为一个。主送机关就是主要送达的机关，你的文件发给谁那就叫主送机关。

第三，讲讲落款。函必须有落款，就是发文机关名称、成文日期，而且要加盖印章。刚才讲请示需不需要加盖印章？它有两种，党委部门现在不加盖印章。而且这次《条例》规定有红头的上行文可以不加。你加也可以，不加也可以。但是现在实际上政府部门，凡是政府部门的都加盖，就是带国徽的那个印章。现在还都是加盖的。而党委部门都不加盖。党委部门只有一个红头，后面没有印章。所以我们对于请示件，可以加盖，也可以不加盖，都可以，加盖不加盖都可以，因为这次《条例》说可以不加，也可以加，两可。

函必须要加盖，不管你是党委单位，还是行政单位，都要加盖印章。只有加盖印章才能证明你这函有效，因为都是不相隶属单位。比如说你给西城区委一个函件，你跟它没有什么关系，它也不知道你这个单位，如果你不加盖印章，人家不认为你这个文件有效。所以加盖公章，证明你的文件有效。这是讲格式。

致函的写作，就是主动发函的写作。先讲讲商洽、询问、告知函的正文怎么写，它也是三个部分。首先写明发函的原由，为什么要写这个函件，原因是什么、目的是什么，然后再写致函的事项是什么，最后是结束语。什么叫发函原由？就是你要交代给对方这个函件它的事由、目的，为什么致函，所以一般函件一开始是“为了什么什么”或者“根据什么什么”，它先说明理由。比如说国务院关于羊毛产销和质量问题的函，这是一个告知函，它给很多单位，告知函可有多个发文单位。“为进一步发展我国的羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院通知的指示，现就有关问题通知如下。”它这里又有目的，又有根据。目的是什么？为了发展，为了搞活，为了提高质量。根据是什么？根据国务通知的指示。这就是交代你的目的、根据。这是发函原由部分。

刚才是一个告知函，下面是一个商洽函。这是延庆县委给密云县委办公室的一个函，商洽工作的，要去密云县学习旅游工作经验，它给发了这么一个函件。它说“为了进一步推动我区旅游事业的发展，我区有关领导和部门拟于近期到贵县参观，学习贵县开拓旅游工作新局面的思路和举措。”它头一句话讲的就是发函的目的，我为什么发这个函？这个就是发函原由的写法，写得很简练，不多。所以函的写作开门见山，先写明原由，为什么发函。

第二部分，要写明致函事项，这是非常重要的。要说明商洽什么工作，询问的是什么问题，告知的是什么事项，要把这几项写得非常清楚。我们继续看上面一个商洽函的内容，延庆县委给密云县委发的函件。它的第二部是这样写的：“一、学习参观内容。下面又分1、贵县旅游工作的发展思路、规划及采取的措施办法。2、贵县旅游设施建设、民俗旅游村的建设。二、学习参观时间拟定于2011年7月19日上午半天时间。三、学习参观人员名单附后。”它写得很清楚。为什么要写这么清楚？好让对方能够答复你。比如说参观时间我定在7月19日上午半天，密云县能不能接待你这半天？这半天它有没有时间接待你？所以你写清楚了好让对方来答复。你要写不清楚，对方还得问你什么时候来，几点来，还得问清楚了。学习参观内容写的也很清楚。说了这些内容以后，它就知道要派谁来接待你，要给你解说，是要旅游局长来就行了？还是要县长、副县长来？当然包括参观人员，如果参观人员里有延庆县的副县长，那你肯定要有一个密云县的副县长出面，要对等的。所以致函事项要写得具体、明确，好让对方来答复你。

最后结束用语，商洽、询问函一般用盼复、望函复，这是商洽函、询问函。告知函用特此函告、特此函达。这是一种函的写法。

求批函。刚才讲了，请求有关主管部门来批准你，它跟请示的写法一样，求批理由+求批事项+结束语，跟请示完全一样，只是口气不太一样。还有它的结束用语不太一样，请示要求“妥否，请批示”、“请批复”，但是求批函它就不能用请示的结尾，它用“特此函请，望予批准”，一看就是求批函，而不是请示，它的结尾用语不一样，不能用请示的结束语。

 复函正文的写作。复函就是答复函。对方请求你批准，你给人家答复。它有三项，一个是复函的因由。第二，答复事项。第三，结束语。复函因由部分，主要是引述对方的来函，就是我答复是你的哪个函件，要引述对方的来函，然后用“经研究，答复如下”这一类的话来过渡下文。我们看一个中华人民共和国交通部和财政部给一个市交通局的一个复函。“你局关于车辆过户如何认定应交费之日和购车之日的请示收悉，现解释如下。”这种答复函开头写的很明确，一开头就要引述对方来文，这是死规定。第一句话就要引述对方来文，让对方知道你答复的是哪个文件。

答复事项怎么写？针对对方询问的或者是商请的问题，分条列项地给予明确答复。交通部和财政部这个答复函，对方询问两个问题，一个是应交费之日怎么理解，购车之日怎么理解。它分成两块，关于应交费之日要这样这样理解，关于购车之日要这样这样理解，答的很清楚，分条列项把它写清楚。对方有些问题你没法答复，你要写出来，关于什么什么问题无可奉告，或者用非常客气的话，现在还不能答复你，或者根据领导的指示，这个问题暂不回复。反正对方问你的都要有问有答，不能回避。即便回避也要写明确了，写清楚了，知道哪个问题对方不能回答你。

 

结束用语也是规范化的，特此函复、特此回复等等，当然也可以不写。但是一般写上就表明你这个文件完了。什么叫结束用语呢？这叫收束语，就是全文收束了，我写完了。人家一看这个“特此函复”或者“特此回复”，表示你的话完了，下面没有文了，所以一般写上比较好。这个复函也是，国务院办公厅关于河南郑州技术开发区的一个复函，它用一、二、三、四，对对方的审批函写的很清楚，这是审批函的写法，审批函跟批复的写法很相近，大家可以参考批复的写法。最后特此函复，先引述来文，第二一一答复。最后收束语，结束。很清楚三大项。

函的写作事项。一个是请求批准事项，不相隶属机关之间请求批准事项不能用请示，要用函，这个刚才讲了。例子我就不举了。第二，告知事项不用通知，要用告知函。第三，答复求批事项不用批复，要用函。这是要正确使用文种。大家知道，凡是不相隶属机关之间一定要用函，只有一个函，只要你是不相隶属机关之间，只能用函，任何其他文件都不能用，专用文种。

第二，行文简明，用语平和。因为这是不相隶属，你跟人家没有隶属关系，或者你跟人家是平级机关。所以你用语要用平等的态度、平等的口气。

我们看这个例子，这个刚才讲过了，延庆县的这个，它写的很好，为什么好？它行文很简明。怎么简明？你要分条列项，不能一篇到底也不分段。你看它写学习内容是什么，学习时间是什么，学习人员是什么。三项，一看很清楚，如果你把它放在一起写，我如果把它改一改，学习参观具体事项如下，这就把它放在一起了，虽然字没减少，也没有增加，但是让人看起来就不太清楚。如果你用分条列项来写，让人一看眉目很清楚。这是行文简明很重要的方面。我们有时候看你们简报写的缺少提炼，有时候一件事都写在一起了，不同的事都写在一大段里面了，让人看起来眉目不清楚。

再一个是口气要平等，比如说某某商业储运公司给某某汽车贸易中心写的一个函。它要求对方赔偿它的损失。为什么？因为它购买了15台车，后来经过检验，这批存在严重质量问题，与原来订的标准不符合，所以它要求对方赔偿损失。虽然它很有道理，很有理由，但是用词非常平和，“为此特向贵单位请求，”最后“希望贵单位信守承诺，按照国家规定，与我公司共同协调解决上述产品质量问题。”虽然它很有理由，你卖我的车都不符合标准，跟原来合同都不一样，很有理由，但是它的函写的很客气，为什么？因为它不是互相隶属单位，也不是上下级机关，所以它必须用平等的口气。

我们看这一篇函，一个服装厂给一个进出口公司，虽然这两个也是不相隶属单位，但是你看它写的口气就不太好。中间这个，“持续下去必将造成我厂生产恶性循环，出现更加严重后果。”为什么？因为它要求对方给它签订的合同是全年30万套的购销合同。但是时间过半，到了8月份了，仅完成了11万套售货任务，导致他们厂的产品积压，所以它给了一个函，但是它说得比较严重。“为了改变这一不良局面，我们要求贵公司不可出尔反尔”，像这个词有点指责对方了。你让对方完成30万套，人家出口公司有时候可能年底才是大宗的出口，上半年出口渠道还没有打通，它不一定全年完不成，也可能人家后19万套下半年后几个月能够完成，你不能用这种过分的词句。“真正投入力量尽快打开对外销路，按照要求一丝不苟的履行购销合同。如若不然，由此造成的一些经济损失必须按照合同规定由贵公司承担赔偿责任。” 这个词都是要求性的，强制性的，甚至上级对下级命令性的，没有商量协调的口气。所以这样写不好，也使对方很反感。本来它可能还想跟你合作，可能人家就会有别的想法了。

这就是口气写的不好。大家注意这个函，用语一定要平和。你跟人家单位不是隶属的，是平级的或者是不相隶属的，不是一个系统的，没有必要给人家发号施令。最后复函要注重时效，人家给你的来函往往都是有急迫的，人家要跟你询问问题，人家急切等你的答复，或者求批函，人家需要你来批准，或者是跟你合作什么事项、工作，都有一定的急迫性。所以你复函，虽然现在对于复函没有时间要求，不像批复要求10个工作日给答复，但是复函也要注重时效性，不能给人家一拖几个月都不答，这样也不好。函的写作就讲到这里。

三、简报信息的写作技巧

下面我们讲简报信息的写作。简报信息是我们常用的一个文种。我们工作情况完成的如何，要使上级知道，我们通过领导汇报，这是一个方面，简报信息这是最主要的渠道。我们的工作让周边的兄弟单位知道，也是要通过简报和信息。所以简报信息在我们机关中用的非常广泛。

简报是什么意思呢？按照国务院的说法，它说工作简报，各办、外交、计委、建委、体委、民委、侨委每两周向总理写一次工作简报，明白扼要地报告掌管范围内的重大问题的处理、工作中的重要情况和经验。一个是工作动态，一个是工作经验。这是简报的来由，从1955年开始出现了简报。简报什么意思？就是简要汇报。明白扼要的报告，就是简要地汇报你的工作。所以这就是简报。

简报是为谁服务的呢？为领导服务的，不是为你单位服务的。为领导服务就要考虑领导的需求，领导想知道什么情况。现在我们讲简报要报什么内容？领导想知道而不知道的，领导不知道的而需要他知道的。这个说的很清楚了，领导很想知道，但是他不知道。你们马上就要两节到了，公园安保工作做的怎么样？你的保障措施是不是都落实了？这个是领导想知道的。你们服务中心要把这个情况及时报上去。这是一个。

还有一个，领导不知道，但是他需要知道。我们基层有些问题或者我们基层有些好经验、好做法，领导他不知道，但是需要他知道，为什么？你报给领导，领导了解情况，一个是知道你们有好做法要推广，知道你们存在的困难他好来帮助、指导。这个都是写作首先要考虑的，需要什么就报什么。

所以简报的写作第一要求对路，不能你自己想写什么就写什么。我们看我们写的一些简报，什么景观布置，什么双节安保的，什么节假日安全检查督察工作的，这方面的比较多。从选题来说，都是领导需要知道的，但是从内容来说，那就不是了。有些都是领导已经知道的，已经清楚了，有些甚至领导参与的活动，你再报给领导，没有多大用处，你要找那些领导想知道而不知道的，所以你要有简报意识或者信息意识，才能知道你写什么，写哪些内容。

很多现在的简报都是领导知道的，你又返给领导了，本来领导布置的工作或者领导亲自参加开这个会的，你又返给领导了，那没有多大的意思。

简报没有法定公文的法定权威性和行政约束力，不能用来发号施令或者部署工作。简报它就是一个让领导知道的这样一个公文，给领导参考。我们说简报和信息是领导决策和指导工作的依据，领导通过简报和信息来了解基层的情况，了解民意，倾听群众的呼声。所以你们对群众的呼声，这块应该是领导非常想听的，你们应该在简报中多反映，比如说游客有哪些要求，对你们公园设施或者对公园服务提了哪些好的建议，建议、呼声要多反映，这是领导想知道的，好改进工作。领导的工作是什么？领导的工作就是发现问题和解决问题，推动工作，如果不发现问题就不能够解决问题，也就不能推动工作。所以领导职责首先是发现问题，发现了问题他才能去解决问题。解决了问题才能把工作推动了，工作才能更上一层楼。

但是简报没有法定公文的权威性和行政约束力，不能用来发号施令或部署工作，这是一点。它不是红头文件，中央和国务院规定的15个文种里面没有它，它不是法定文种，它叫做事务性文书。但是在我们党政机关工作中，在我们事业单位工作中经常使用的日常的一个文书。

第三，简报是单位编发的内部刊物，有一定的发放范围，具有一定的保密性质。我们讲简报它不是通讯报道，不能给媒体。你要给媒体，那简报就不是真正意义上的简报。当然有一些可以在官网上发布，但是一般来说简报是给领导看的，是为领导服务的，是领导的参谋和助手，是领导的耳目。所以它有一定的发放范围，具有一定的保密性质。保密就是不能公开，不能向媒体公开的。当然我们研究简报比较杂了，它有不同版面的，它可以有公开的，也叫简报，但是那个不是真正意义的，不是我们今天讲的工作简报，它一种通讯性简报，或者叫快报，跟通讯报道又是相近的。

简报分为这样五种：工作简报、情况简报、会议简报、典型简报和信息专报这样五种。工作简报就是我们日常工作中状态和动态，这是我们用的最多的。我们平常编发最多的是工作简报，反映工作动态的这样一个简报。

 情况简报就是本单位出现的某些重大事件或某些苗头性的、倾向性的事件，发生重要情况，比如说广西省6000多名群众被洪水围困，给中央发的信息，给中央发的简报，后来这个事让朱镕基给做了批示，这种简报也是内部性的。

会议简报就是在会议召开期间发的一些会议简报，它是向有关领导和与会人员来通报大家讨论的情况。这一般是大型会议，一般小型会议没有这个。一般是大型会议，像人代会、党代会这种会议。

 

第四，典型简报。反映典型人物、单位事迹和经验的简报。比如说进好书、出好书、卖好书，这是反映新华书店经验的简报。

最后一个是信息专报。这个是专门呈送给领导的本地区、本单位发生的重要情况，叫信息专报。我们也经常要给管委会发信息、报信息。原来我在市委办公厅管信息的时候，要求各个区县一年365天每天要报一篇，区县局，特别是公安局像这样的部门，它必须每天要报，你没有事也要报，今天平安无事也要报一篇。我们信息处向中央办公厅综合处报信息也是，一年365天，天天不断的，中央也要求各个省区市每天都要报，至少要报一篇。比如说《北京信息》，这就是北京市委办公厅编的，这是申奥工作的。区县局领导能看到，每天早上八点钟以后在他的桌面上就会出现头一天的《北京信息》，头一天编发，一般都是连夜印刷，然后用快递送到各个区县领导一把手办公桌上。这是简报的种类，简报和信息实际上是一码事。

先讲讲刊头，应该要占首页三分之一这样一个篇幅，它由五个部分组成。首先是刊头，刊头用单位简称和简报或者信息这样的文字来组成。比如说西城信息、市民委简报、市统计局信息等等，它就是单位名称加上简报或者加上信息来组成。

还有一种叫专项工作的名称加上简报，这是另一种格式，这不是全年。还有专项工作，专项工作开始了，简报就开始了。工作结束了，简报就结束了。比如说北京市人口普查工作简报、先进性教育工作简报，这是随着工作走的。这是这类简报。

再一个会议简报，这个我就不讲了，一般我们这个级别的会议很少用这种简报。这种会议简报不是我们开一个会或者我们开一个培训会，不是这种简报。会议简报是在大会期间给会议代表发的简报。而我们报道会议的简报是属于第一类的工作简报。

还有其他的，比如说昨日之情、某某什么思想动态等等，还有工作情况交流，这是中央办公厅非常高层次的一个简报，这是副总理以上能看到的。这是格式，五个部分的第一部分刊头部分。

第二，期号。简报要有期号，就是简报的大排行。第几号、第几号，今天的第几号简报，或者第几期简报，我们一般叫第一期、第二期这样的流水顺序。比如说福清监狱简报第18期，也就是2009年的第18期，一般这个期不编总流水，而是按照年度来编，从1月1号开始编，编到年底就结束了。另一年度再从另一年度开始编，过去也有编总的，从一创始就开始编，编到1000多期。那个也比较繁琐了，现在都改成一年一编。这是期号。

还有一种期号，它叫增刊第多少号。期号前面加一个“增刊”或者加一个“专报”，或者加一个“普刊”，它是不同的版面，尤其是到高级机关，它有不同的版面。比如说《北京信息》，这个版面是报给中央的。如果它报的增刊是报给副市长以上，普刊是报给区县局领导的，它是根据发放的不同范围来加上增刊或者专刊这样不同的版面。

第三部分是主编单位。主编单位就是我们这个简报是哪个单位编写的。一般放在下面横格线的左上角，顶格，或者前面空一个，或者顶格编排。比如说《北京信息》，它是中共北京市委办公厅编的，一般我们就写奥林匹克公园服务中心编，我们出的简报就应该是服务中心编，这是主编单位。

第四，印发日期。印发日期也写在首页，也在公文刊头上，写在简报的刊头上。它放在主编单位的右侧，也就是放在下面横格线的右上角，编上你编发的日期，也就是说你复印的日期，最后截稿日期。

最后是密级。一般我们基层简报没有什么太高的级别，一般就是写一个内部刊物，注意保存。有些高层的，这是中央办公厅《每日汇报》，这是它的简报，用绝密。因为它只能是政治局委员以上的领导才能看的。省市区领导都看不到，它的级别相当高，所以它用绝密。刊头部分就介绍至此。

下面我们介绍简报怎么写。先说标题。简报的标题跟公文的标题不一样，刚才我们讲三项式、四项式、简报标题没有这一说。它写作跟文章的标题一样，分单行标题、双行标题两种，但是不管哪种标题，一定要写的醒目、简明、准确。醒目就是让人看了以后抓住眼球，抓住对方的眼球，吸引人。因为我们领导工作很忙，他看下面的简报很多，各个单位的简报，各个部门的简报都报来了他需要从简报中挑选他需要看的，他要有选择的看。所以你要抓住领导的眼球才行，所以要醒目。

第二，简明，简单明确。简报标题不能一写就写两三行，这样人看起来费劲，看半天才明白你什么意思。要简明，一语破的，一句话击中要害，一下就抓住你简报的核心内容是什么，还要准确反映简报的内容。有时候我们写的标题很大，内容很小，所以就不准确，猛一看标题，这是开奥运会，再一看内容，原来是幼儿园搞老鹰捉小鸡的游戏，相差这么多。一看标题很大，内容没有什么，故弄玄虚，为了抓住领导的眼球故弄玄虚，这样也不行，一定要准确。这是要求。

一个是单行标题，单行标题一般有三种写作方式，一种叫直述式，比如说“我市高教系统推行货币化分房方案”，直接把这个事情叙述出来，这叫直述，直接叙述。“主动推迟婚期，双方共战非典”，写的是某个医院里的一对夫妻，都是大夫，他们原来预定在非典期间结婚，后来发生非典了，推迟了，共战非典，这都是直接叙述。

还有一种叫提问式。比如说“某某工会活动室为何变成商店”？他用一句问话来引起你的注意，说明有些单位不重视工会工作，原来设立工作活动室，后来改成商店了，为了赚钱。赚钱比工会活动还重要，所以这就是不重视工会活动，提问式的。

还有一种叫喻拟式，比喻或者叫拟人、拟物都可以。比如说“栽好梧桐树，引得凤凰来”，这就是拟物化了，或者叫比喻化，它讲的是一个县着力改善投资环境，把投资环境改好了，引来了好多投资企业，所以叫栽好梧桐树，引得凤凰来。这样写的更有文采。当然我推荐大家就用直叙式，这样最好，最容易让人理解，领导看起来也比较简明、明快。

还有一种双行标题，双行标题比较复杂一点。它分主标题和副标题。主标题是揭示简报的主题是什么，或者它的主要思想是什么，副标题是来补充说明这个主标题的。比如说我们举这个例子，“一堂生动的人生教育课——董丽华律师到我所做梦想点燃希望报告”，它主标题是一堂生动的人生教育课，来点名这个简报的主题思想，然后副标题说这是一个律师给我们做报告，这个报告引起大家对人生的思考。但是我推荐大家都用单行标题，单行标题最明快，除非你有特殊的也可以用，双行标题显得更有文采一点，简报特别大，写的篇幅特别长的也可以用。

 我们下面讲讲正文的写作。正文一般由导语、主体和结尾三部分组成。先讲讲导语的写作。导语就是用一句话来概括简报的主要内容，给人以总体的印象，让大家看到这个树林什么样子，有一个总体的印象。而会议简报要写明会议的基本情况，在开头部分把会议的基本情况做一个介绍，谁来的，谁主持的，谁做的报告，要把基本情况做一个介绍。导语部分很重要，让领导一看能看你这个简报的整体内容是什么，主要内容是什么，所以一定要用具有高度概括力的语言把你工作的全貌、工作的整体交代清楚。包括会议简报，报道会议的简报，你不能缺项。我看我们有的简报写关于一次培训，写了半天，开头没有写明有多少人参加了培训。因为写明培训的人员是很重要的，你搞一个培训，多少人参加，培训多少人，都没有，不能缺项，要注意它的完整性，又不能够太长，但是又要完整。

导语的写法，我举个例子，比如说我们看上一个例子，这是一个典型简报。写的是一个县新华书店的经验的一个简报。开头被命名为省级文明单位和图书发行先进单位的某某县级新华书店，多年来严格管理，进好书、出好书、发行好书，努力进化和巩固社会主义方针，赢得了社会各界的广泛好评。开头部分非常清楚地交代了这个新华书店的基本情况，它是什么样的？是一个先进书店，被命名为省级文明单位这样一个书店，它主要的做法、经验是进好书、出好书、发行好书。让人一看就知道是一个什么样的书店，它的主要做法一览无余，开头是这样，下面也是这样。所以一定要非常概括，不能两三行，让人看到整体非常不容易。

 

还有会议简报，会议简报要写明什么人参加了会，7月1日下午县残联在会议室召开三查、三看教育活动动员会，全体干部职工参加了会议，会议上传达了什么什么主要精神，收看了什么什么重要讲话，对残联什么什么做了动员和部署。这个会议的主要情况就是这样。传达精神、收看什么录像，然后对工作进行了部署。这是会议简报的开头部分。

导语的写法以直接叙述为主，要开门见山，首语入题，第一句话就把简报的主要内容拖出来。当然也可以用设问式、评论式、结论式等等，可以有不同的，但是直叙是最好的，开门见山。刚才新华书店那个就是直叙式的。

评论式的。我举个例子，比如说评论式的导语是先加以评论，再概叙事实。怎么先加评论？看这个例子。以基层七所八站、以权谋私为主要特征的行业不正之风历来被群众所痛恨，是影响党政关系的重要问题之一。这是种议论或者评论。然后它再说今年春节过后，某某地区把解决这个问题作为廉政建设的第四仗来打，集中力量，综合治理，收到明显成效。先加评论，然后再概叙事实。这个写法比较带有文采，也能吸引人往下看。

设问式导语。以提问开始，自问自答，先问后答。比如说我们下面举这个例子，如何在长期干旱的情况下求生存、求发展？先提出一个问题，在干旱的情况下怎么求生存，怎么求发展，一看大家想知道这个答案，往下看，然后下面写某某县把发展旱作农业作为稳定经济的发展战略，突出抓了五方面的体系建设，效果明显。

导语式写法就很好，我们写一个简报，写一个别开生面的简报，开一个会，不是一般的会，是先做了一个现场检查，9点钟刘主任先带着大家做一个现场检查，检查完了马上开会，对检查情况做评论，然后有针对性地布置工作。这个会开的很有特点，我们就可以用设问，怎样把会议开的更有成效？先提问题，然后再把我们这个会议怎么开的报道出来，让大家看起来更新颖，领导也更关注了。这种提问式的有时候也可以用。

下面讲正文的写法。正文有导语、主体部分和结尾三部分组成。主体部分是简报写作的关键和重心。简报写的好坏，关键看这块写的怎么样。这块写作比较复杂一点，因为不同的简报，如工作简报、情况简报、会议简报，都有不同的写法。根据大家通用的写法归纳出这样几点。首先要在分析材料基础上提炼简报的主旨，简报的主旨要有新意，才能有较高的参考价值，这就要求撰写人要善于从与众不同的角度去思考，去挖掘出事物不宜显露的一面，别人没有注意到的东西。就是你写东西不能够人云亦云，别人都这样写，我也这样写，别人这样想，我也这样想，那你写出来的东西就没有特点了，没有新意了。所以你要注意挖掘事物不宜显露的一面。

我们景观布置年年都要做，逢节就要做。我们要找出今年这个景观布置有什么特点，抓住这个特点来写，别的就一带而过。所以你要抓住别人不太注意的东西展开去写，这样你的简报才有意义。

所以我们一定要注意，一个是找亮点，一个是找新点，一个是找特点。写简报要注意找这几个点。什么叫找亮点？就是选择一个事物、一项工作最有意义的侧面来写，任何事物都有不同的侧面，而每一个侧面所折射出来的思想意义是不同的，所以要找出最炫耀夺目的那一面来写。

写一件事，比如安全检查工作，我得掂量掂量哪个侧面最有成效，哪个侧面最与众不同，哪个侧面领导最关注，你要选某一个侧面来写，而不是全面来写，我们怎么部署的，我们怎么检查的，最后检查了多少隐患，怎么整改的，怎么总结的，你各个侧面全写到了，但是没有特点，这种东西看起来没有意思。所以要找出那个亮点来写。

比如说我举个例子，这是京伦饭店，长安街上五星级的饭店，它有一年给市委报了一篇信息，说噪声治理工程通过了政府验收。它原文的梗概是这样写的：“为了解决噪声污染问题，投资16万元对饭店设施进行改造，全部治理工程已于12月26日通过市政府验收，该饭店地处什么什么，饭店夜间噪声高达58.2分贝，影响了居民正常生活，居民反映强烈，建议向市领导写信。根据市政府有关部门要求今年完成治理，饭店投资了16.5万元对厨房的送排风系统进行了治理，经市区环保部门和劳动保护研究所联合检验，夜间在锅炉排风机工作状态下噪声区为44分贝，低于国家规定的环境噪声标准。”

这篇简报报到市里来，没有什么意义，比这个重要的工程多的是，本来不是没有意义，而是它没有发现这个亮点在哪儿。它就事论事的来写，就治理工程来写治理工程。这样写出来就没有意义了，所以它原稿没有找亮点，就跟我们平常写这个事怎么发生的，怎么处理的，怎么结束的，就事论事的写，没有找好角度，抓不住亮点来写。

后来经过分析，发现它这是一个严重的扰民事件。它这个饭店是利用原来的一块地皮，它盖的时候，跟人家职工宿舍最近的地方相隔半米，几乎贴上了，这两个建筑几乎贴上了，饭店噪声对职工宿舍影响非常大，尤其是夏天，冬天能关窗户，夏天关不了窗户，噪音全灌进来了。所以123户居民开始先向饭店提抗议，饭店不理睬，给饭店上级单位旅游局上访，拖了四年没有给人家解决。最后说要123户居民上街游行，给市政府写信要上街游行。市里头重视了，做了批示，所以它才搞了这么一个治理工程。所以是一个严重扰民的问题。

而那一年尉健行书记又提出来精神文明建设要为群众办实事，这个事又跟领导关心的事情有点吻合，也是一个办实事，所以后来就把这个角度一变，重点写什么？从扰民这个角度来写，原来写噪音治理工程，现在写扰民。标题改成“扰民四年之久的饭店噪音得到治理”，它先写这个事情怎么扰民，然后讲市政府如何重视，最后这个饭店如何治理。不是上来就写饭店如何治理，先从扰民入手，最后又落到扰民上。最后一句，这是一个梗概了，周围居民睡上安稳觉，都称赞市政府为群众办了一件实事。

最后也落实扰民。这样一写，它就有意义了，跟原来的稿子就不一样了。所以这个角度非常重要。比如说不同的事物，我们从不同的角度，它会得出不同的结论。我们看这个杯子，你们看这个杯子有把，我看这个杯子没把，角度不一样，看起来就不一样。

比如说举一个例子，大家都知道1997年香港回归。回归那个仪式是江泽民去的。是什么时候？零点零分开始交接仪式。正好这个时候下起了瓢泼大雨，所以对仪式上出现的瓢泼大雨这个事。第二天不同的报纸，当时有两派，一个是亲英的，一个是亲华的，就有不同的报道。亲华的报纸怎么写的？说天降暴雨，洗刷百年耻辱。香港回归，天公都来替你把耻辱洗刷掉。亲英的报纸怎么写的？说天公垂泪，送我彭公远行，说彭定康不是要回了嘛，天公都难过了，都掉眼泪了。一件事从不同的角度可以得出不同的结论。我们写事情也是这样，你都可以从不同角度去写。

比如说讲景观布置，现在特别重视防火，说今年我们的景观或者今年春节我们的景观特别强调防火这项措施，突出了防火，当然不一定这么写，你得找关注点，找亮点。你这样去写，就跟往年写作不一样了，就会受到关注。这是前后对比，看出它的角度不一样。

第二，找新点。就是选择新的观察点、切入点来反映事物、研究问题，避免内容雷同、千人一面的毛病。为什么公文写作经常发现雷同？大家写得都差不多，它源于我们的工作方式。比如说我们朝阳区要布置一项事，朝阳区各个单位都来了，包括我们公园也去了。区长部署这项工作，提出四个要求，一要怎么样，二要怎么样，三要怎么样，然后部署下去。各个单位干了一段以后都向上反映情况，反映情况怎么写？我们单位采取了四项措施，这个单位也写我们单位采取了四项措施，都把领导的要求变成了措施。这样一来不都一样了吗？领导要求，第一要领导重视，加强领导。我们措施第一也是领导重视，亲自动员。所以就容易造成这样一种雷同，因此我们要避免这样写，不能上级领导提了七个要求我们就写七项措施，我们要从工作实际出发，找出工作特点来写。所以最后要找特点，选择工作中的独特之处、个性的东西，不要一般化，人云亦云。

怎么找特点？对比、比较能找出特点。比如说我们今年的工作和去年比有哪些不同，不同点就是特点。我们单位和其他单位对比，在公园管理方面和其他市级公园管理对比有哪些改进，有哪些创新，这也是特点。所以通过比较，横比、侧比、纵比，通过这样的比较找出我们的特点，写出我们的特点。现在文山会海，没有特点的东西就不容易被发现。所以要有特点。这是主体部分写作找亮点。

 

其次，要围绕简报的主旨提炼观点，明确思路，搭好写作的框架。这个也非常重要。我们有时候不会搭框架。这篇它写的是一个学习热潮，它用了三个框架，三段来写。第一段是高度重视，反应迅速。第二段，目标明确，重点突出。第三，措施有力，确保时效。三段写得很好，而且紧紧围绕这个热潮来写，写得很好。这就是要搭好架子。   我们有时候写得看起来很乱，为什么？就是架子没有搭好。

当然有的还有其他原因，比如说反映我们景观布置，有一篇简报写的是圣诞节、元旦和春节景观布置，写在一篇简报里面。先写春节景观布置主题是什么什么，然后再写春节的主题是什么什么，然后再写圣诞和元旦施工从12月6号开始施工，进展顺利。然后再写春节景观布置从1月5号开始动工，进展顺利。写来写去，看起来非常乱，它就是把两件事写在一起，本来前后相隔一个月，可以分开来写。

简报需要及时性，你这个都过去一两个月你才写，这本身就不及时了。你写的这个事都过去了，领导还关注什么？你这个简报对于领导来说，写得再好，它没有参考意义了，事情都过去了，时过境迁了。我们过去常常对下面讲，今天发生的情况今天报，这是金子，我们肯定得采用。你昨天的信息今天来报，也还可以，我们还可以用，前天的事你今天再来报，那就是垃圾了，肯定扔在麻袋堆了，我们过去一大麻袋，一看是前天的，麻袋里一扔，根本就不看了。所以这个时效性非常强。

那篇简报我看的，你们写的那篇，写的内容还是有，但是一个是时效性太差。再一个就是写的交叉，写的很乱，一会儿是圣诞节，一会儿是元旦的，一会儿又春节的，一会儿又变成圣诞节、元旦，来回让人看着很乱，没有搭好写作框架。

最后在写作方法上，要用事实材料说话。用各种对比材料、比例数字，简报要简，但是事实材料不能简，否则就短而空，毫无价值。比如讲私人高价出租房屋偷漏税的情况，非常严重，它用了很多事实。今天没有时间给大家念了，用的事实非常好。月租金为实际租金的135倍，就是偷漏税，就是月租金为标准租金，为房管局规定租金的135倍，现在高到这种程度了，而且还偷漏税。它用了很多事实来说明。

结尾可以写，也可以不写。结尾是对整个简报内容的结束或补充，文字要简洁，有话则说，无话则不说。很多简报没有结尾，所以这个结尾我就不再多说了。

最后要落款。简报报尾，这个给大家看一眼就行了。简报报尾要有一个报谁、发谁。报是自己的上级单位，比如说我们给管委会用报。发就是平级单位的、下级单位的用发。报是报给领导。这是报尾部分。

最后简单讲一讲简报写作注意事项。一个是在题材上求简，要一文一事，不要面面俱到。我看我们双节搞了一次安全检查，写了七项工作，面面俱到，而且七项有的就一句话，这种写法不好，不能够求全求广，面面俱到，一定要注意简。怎么简？要限定内容，一个是要纵向限定，一个是横向限定。纵向限定，就是在时间上限定。你不要事事都开头怎么样，后来怎么样，最后怎么样，不要这么去写，而是简短的工作完成了马上去反映，当然最后总结也可以。

总结是另外一种写法了。简报一般就是抓住一个阶段性。我们有时候写一个会议，会上怎么样，会后要进行什么什么检查，这样就是两件事写到一篇里去了。这样写作不好，简报要求简，要简短，但是简短不是空，简报还要有内容，要丰满，怎么丰满？就是一文一事，你不要把两件事写在一块。比如说我看你们写端午节的一个服务保障工作，开了一个会，领导怎么怎么进行部署，然后会后进行什么检查。这两件事都写不清楚。这应该分成两篇去写，不要写在一起。

还有一个横向限定，要抓住事物的本质和特征。横向限定，刚才我讲七件事，你不要都去写，抓住一两件事，前头你可以用概括性的，比如说为了搞好双节期间的安全督察工作，我们搞了七项工作，其中主要是一二三，捡三项主要的、有成效的、领导关注的就可以了。还有角度限定，要结构求简，要谋篇上求简，层次上求简，还有用材求简，文字求简。我今天就讲到这里。谢谢大家。

责任编辑：张鑫蕊

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