如何把握公文写作的外部环境和内部环境

 

围绕公文写作内外部环境简要地讲八个问题:1. 对公文本质和内涵的理解，2. 对待公文写作的态度，3.公文文稿质量现状及成因分析，4.公文数量居高不下的原因分析，5. 公文与语言的关系，6.公文与文化的关系，7.公文写作中应注意的共性问题，8. 公文写作者的知识结构和能力结构。

一、对公文本质和内涵的理解。

曹丕在其著名的《典论·论文》中对公文给予了高度评价：“盖文章，不朽之盛事，经国之大业”。这个评价的定位是很高的，但很符合实际。用马克思恩格斯的观点看，公文属于国家上层建筑的重要组成部分。用中国古代的话讲，公文是国家公器。用现代政治术语来讲，公文是国家公权力的实施载体和重要象征。从浅层次看，公文是国家政策的语言媒介；从深层次讲，公文里有国情、省情、市情，有政治生态，公文是国家宏大叙事和国家历史档案的重要组成部分，是民族文化、民族精神、民族心理的一种呈现方式。公文蕴含着丰富的哲学、美学、政治学、管理学、修辞学、语言学、音韵学、逻辑学元素。公文是对国家政策进行诠释、执行和具体化的工具，文化是其背后的最终的引领和支撑。所以说，公文是政治的、政策的，也是文化的、精神的。

二、对待公文写作的态度。

无论你干什么，你都是在经营、规划、塑造自己的人生，都是在处理自我与他人、自我与社会、自我与自然以及自我与自我之间的关系。我认为，面对公文写作，我们首先应该树立的态度就是：真诚奉献我们的激情、思索和智慧。你认真对待公文写作，公文写作就会认真对待你，你把智慧、热爱和尊重奉献给他，他就会把成长、快乐和自信回馈给你。说到家，公文写作就是“带着镣铐跳舞”，“带着镣铐”是说公文写作要在语言风格、格式安排、逻辑展开等方面符合公文规范，“跳舞”是说公文写作要追求美，要有审美品位。从这个意义上说，公文写作还需要理性的态度和审美的态度。

三、公文文稿质量现状及成因分析。

改革开放以来，中国经济连续30年保持高幅增长态势，可谓一路飙升，但是公文文稿质量却呈现出大面积下滑趋势，这是一个全国性的问题，让人焦虑和忧心。《人民日报社论》、自诩为中华第一刊的《半月谈》常常出现一些低级幼稚的错误，很多单位起草的公文更是不忍卒读，文字臃肿、逻辑混乱、呲牙咧嘴、神经兮兮、不知所云。究其原因，主要有以下几点：

1.物欲横流，人心浮躁。经济的膨胀式发展，往往伴随着物欲横流的奢侈之风的弥漫，必然对精神生活、社会心态产生腐蚀性影响。人性是有惰性、局限性和劣根性的，在一个经济高速发展的时代，人们很难淡泊自守、从容镇定，至少发展进化到今天的人性整体来讲还无力将高度发达的物质生活和高雅文明的精神生活一揽子消受。

2.思想贫穷，视界狭小。思想精神的贫穷和学习能力的低下是影响公文文稿质量的直接原因。一个只关心一亩地三头牛老婆孩子热炕头的公文写作者，希望他写出好的公文只能是白日做梦。贫穷是一种局限是一种障碍，物质上的贫穷如此，精神思想上的贫穷更是如此。公文写作者的知识结构老化、思维感觉钝化、精神思想沙漠化，成为制约公文文稿质量整体提升的直接原因。

3.待遇偏低，人才难求。公务员待遇偏低，很难吸引真正优秀的人才进入公务员队伍，这是公文文稿质量不高的又一个原因。以区区几千元的工资水平，想培养造就一批优秀的公文写作者队伍无异于天方夜谭。之所以还有一些公文说得过去，是因为还有一些公文写作者在用自己对工作的热爱和建立在社会责任基础之上的担当意识，从事着这份清贫而寂寞的工作。

  四、公文数量居高不下的原因分析。

政治上的人治传统根深蒂固、等级森严（13种政府系统规范性公文中，绝大多数，从行文方向上来看，是下行文；还有几种上行文，平行文可谓少之又少）——法律体系不健全——文件数量居高不下。文件泛滥对法治社会建设形成很大的消极影响，文件在某种程度上起着本应由法律法规所起的调节社会关系、服务管理社会大众的功能，在弥补法律法规的缺位造成的社会管理漏洞。政府及其部门部分领导法律法规意识淡薄，也是政府文件数量居高不下的一个重要原因。

五、公文与语言的关系。

语言是一个极为复杂的问题，它既是文化的载体，又是文化的终极表现和集中呈现。语言是公文的载体，公文也是语言的载体。关于语言问题，古今中外著名的哲学家、语言学家、思想家、文学家、逻辑学家都表达过自己的真知灼见。人和语言是相互塑造的，庸俗、浅薄、朴实、高雅、深刻、凌厉、幽默既是人格类型又是语言品质。培根说：“人们以为心智指挥语言，但经常有这样的情况：语言控制着人们的心智”，海德格尔说：“语言是人类存在的家园”，老子讲：“道可道，非常道”，孔子说：“言之无文，行而不远”、“不学诗，无以言”，柏拉图说：“语言这个题目也许是人类面对的所有题目中最重大的一个”。在此需要强调三点，一是在西方，语言学属于形式逻辑范畴，不像中国，语言学隶属于人文科学。强调的第二点是，上世纪中期以来，西方著名的哲学家大多同时是语言学家，像海德格尔、维特根斯坦、博尔赫斯等。这个现象，值得关注和思考。强调的第三点是，很多医学专业出身的人，成了伟大的文学家、思想家和语言学家，比如鲁迅，比如郭沫若，比如屠格涅夫。找准人性的病灶，才能写好公文。概括地讲，语言是哲学，是世界观，是审美眼光，是人生境界，是价值立场，甚至可以说语言是一种道德品质。公文语言，同样如此。

 

当然，支撑公文语言功底的，只能是写作者的人生阅历、学识学养、胸怀境界、审美判断能力和犀利深邃的目光。

六、公文与文化的关系。

文化塑造公文，公文也塑造文化。我们前面已经说过，公文是文化的一种载体和媒介。在这里我们再加一句，公文本身也是一种文化形态。与世界其他国家的公文相比，中国公文最大的特点就是简洁。中国公文是世界上最简洁的公文。一个著名的文学家说过一句话：简洁是一种美德。难怪絮絮叨叨、磨磨唧唧、啰啰嗦嗦都是贬义词。

一个人爱他的祖国，归根结底是爱他国家的文化。倘若没有了象征中华文化的汉字、没有了中国的古典文化著作，让我们整天讲一口叽里咕噜的外语，我们能有幸福感吗？不但没有幸福感，文化身份的丧失会让我们感到惶惶不可终日。也正是因为对自己祖国语言文化的热爱，世界语从发明到现在已经100多年了，但有谁会说呢有谁愿意去说呢？中国八年抗战最后赢得胜利，表面上看，这里面有国民党部队正面抗战的功劳，有共产党领导的部队开辟抗日根据地的功绩，有亿万人民团结御敌保卫家园的信念、决心和英勇牺牲，有美国、苏联的支持，但是说到家，这是中国文化的胜利，这是华夏文明的胜利，这是中华民族深沉厚重的家国情怀的胜利，当然这是先进性文化的胜利。前几年肆虐全球的美国次贷危机，表面上看是金融危机，往深里一点看是信用危机，再往深里看，你就会看出其中的堂奥，什么金融危机，什么信用危机，其实质上是美国文化的危机、美国精神的危机、美国发展方式的危机。翻遍世界史，你看不到有哪一个国家是单纯依靠经济腾飞实现民族崛起的，如果一个国家单一地发展经济，它的前景必定堪忧，必定没有大出息大作为。目前来看，国际国内很多问题都可以说是经济问题、政治问题，但从终极意义上来考察，归根结底都是文化问题。政治只是手段，文化才是灵魂。公文文稿整体质量堪忧，对文化教育、文化宣传、文化建设的漠视难辞其咎。

七、公文写作中应注意的共性问题。

行政机关常用的13种公文是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

1．熟练掌握、娴熟运用公文术语。术语都是经过了淘洗和锤炼的，是人类语言思维结出的丰硕果实。简洁紧凑，含义深刻，逻辑性强。学会用术语思维写作公文，大有裨益。从小处说，使文章简洁、线条流畅，避免用词重复（举例）；从大处说，对写作者的语言品质、思维品质的良性塑造从而提升写作者的文化素质和境界修养发挥着积极作用；从更大处说，这是推动公文文化的健康发展的重要保证。

要熟练掌握公文术语，比如，有鉴于此（鉴于此，鉴于上述情况），当否，请函复。社会氛围，拔冗莅临、莅临出席，结合、确保(举例从略)。

同时要熟练掌握经济社会领域以及政策性术语和法律法规术语：社会主义核心价值体系、社会主义文化大发展大繁荣、经济增长方式、绿色GDP、商标战略、监管力度、行政问责、健康持续快速发展、城乡二元结构、人居环境、保障和改善民生、和谐社会、与时俱进、环境品质、政策环境、资源节约型环境友好型社会、转方式调结构、经济转型、科技创新、城市功能拓展，等等。

还要熟悉与当地党委政府的工作部署和思路举措有关的术语：数字潍坊，平安潍坊、和谐潍坊、文明潍坊，创新潍坊、文化潍坊、生态潍坊、幸福潍坊，科学发展、和谐发展、率先发展。

2．禁止词语的混用、乱用。要、应，事项、事宜，参加、出席，领导、负责人，需要、须要，月、月份，截止、截至，决定、确定、拟定，披露、暴露；简称、统称，赴、到，基数词、序数词。

平台、载体（呈现、表达、负载手段）、契机（短时间内的重要事项）、共赢、双赢、抓手、理念、壁垒、瓶颈、规避、刚性原则、纲领性文件。

“没有”改成“未”或者“尚未”，“还”应改为“尚”，“还需”应改为“尚需”，只有这样才能做到语言简洁，节奏紧凑，语感铿锵。

精英（政治性贬义）、水平、倍数（不能说减少多少倍）

3．尽量不用成语。（通报、决定等除外）。消防安全是人命关天的大事。消防安全事关人民群众生命财产安全、事关社会和谐稳定、事关和谐发展。

 

4．不要用过长的句子，特别是长定语、长状语，也就是我们所说的欧化句式。

5．不要孤立地罗列数字。要将数字放在一个价值比较系统里，这样才有意义。

6.少发议论：（××××对×××具有重要意义，当然重要，不重要的话，不用发文）

7.学会公文修辞。这里讲的修辞并不仅限于修辞格，而是指基于对文体语言特征充分掌握和高度尊重的前提下，对文章语言的恰当运用和修改润色。汉语修辞已经有3000多年的历史，渊源深厚，《周易》、《尚书》、《道德经》、《论语》、《战国策》、《史记》等著作中的修辞可谓比比皆是。天行健，君子以自强不息；地势坤，君子以厚德载物；《道德经》：飘风不终朝，骤雨不终日。《论语》：君子坦荡荡，小人常戚戚；君子和而不同，小人同而不和。对称美、和谐美、韵律美。注重逻辑序列、注重平衡、注重对称、注重轻重缓急，公文的这个特点需要公文语言在形式上也要做到美观、均衡、匀称。比如：提高思想认识，加强组织领导；加大督查力度，严格责任追究；广泛深入宣传，营造良好氛围（此处氛围是社会氛围的简写）；统筹城乡发展，破除二元结构（此处二元结构是城乡二元结构的简写）;立足当前，着眼长远。

8．公文文稿修改。

一看标题。公文标题是公文内容的高度浓缩，是公文的灵魂。

（1）《××××关于申请拨付300万元救灾资金的请示》，请示这种文种本身就带有申请、请求的意思，所以题目中的“申请”二字是多余的，应该删掉。再一个，申请拨付的具体资金数额不宜在标题中出现，显得太不含蓄太急不可耐，没有涵养。

（2）《关于商请××××××共同举办×××××活动的函件》，前边的单位本身就是文件的受文主体，应该删掉。《关于对荣获×××奖获奖单位进行表彰的通报》，荣获二字应该去掉，因为前后重复。

（3）如果属于转发性通知，题目中不能出现两个关于，省略第一个关于，保留所转发文件标题中的“关于”。

（4）如果公文属于部署工作类的通知，标题中原则上不用“认真”等副词进行修饰。例如《×××关于认真组织开展农家书屋工程建设活动的通知》，认真二字是对受文主体来讲的，文件发文单位是受文单位的上级机关，无需表态。

（5）公文标题不能字数过多。

（6）原则上，除印发规范性文件、法规规章性文件外，使用书名号外，公文标题中不用标点符号。

（7）标题回行时要确保词意完整，不能人为割裂一个完整意义的词组和词语。

二看文种。这需要我们对行政机关用到的13种公文的适用范围了然于胸、清清楚楚。这里边最常见的有四个问题：

（1）公告、通告混淆使用。公告用来向国内外公布重大事项或公布法定事项。通告适用于公布社会各有关方面需要周知或遵循的事项。《关于严禁在国道省道打场晒粮的公告》中的公告应改为通告。但现在很多行政单位搞不清二者之间的适用范围差别，常常混淆使用这两个文种。

（2）通知、意见混淆使用。通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理或需要有关单位周知的事项；意见适用于对重要问题提出见解和处理意见。

（3）请示中夹带报告事项，报告中夹带请示事项。

（4）文种乱用：规定（党的机关公文文种）、说明、汇报等。

三看首段（发文目的依据）表述。

（1）环逻辑（车轱辘话）：为进一步推动社会主义新农村建设，统筹城乡发展，破除城乡二元结构，改善农村居住环境，根据××××等法律法规及文件规定，结合我老秘网市实际，现就进一步推动社会主义新农村建设有关事项通知如下。

（2）发文依据缺位、不充分或者大而无当。比如：“经××××研究，确定在×××范围内开展×××”；“为认真贯彻落实科学发展观”。

（3）语言表述与标题不一致。例如，标题是《××××关于开展市区治安秩序综合治理的通知》，但是第一自然段中的最后一句却成了：“现就开展治安综合治理活动有关事项通知如下”。

四看文件主体。

（1）公文主体各部分排序是否符合事理逻辑，总—分—总或总—分顺序排列。

（2）是否符合先重要、后次要，先全局后部分的顺序排序。加大政策扶持力度，拓宽多元融资渠道，积极营造社会良好氛围

（3）是否按照时间的先后顺序排序。

（4）同一级标题因该是并列式逻辑关系。充分认识××××的重要意义，加大政策扶持力度，拓宽多元融资渠道，积极营造社会良好氛围就不属于同一层面，不能作为同级标题。

（5）提取公因式、合并同类项。前段时间，处理了一个文件，关于建设×××××的意见，具体内容我不说了。文章主体部分，连续四个自然段或者在开头或者在中间或者在结尾部分，都提到了工作要坚持××××原则。“原则”漫天飞，看起来很凌乱，很芜杂，线条不路畅，文气不通畅，为什么呢？因为作者不会合并同类项。呵呵。我在修改时，单独列了一个一级标题“工作原则”，就把这到处单飞的原则归总在一起了，让游击队升格为了正规军。

（6）是否有前后内容的交叉和重叠。

（7）检验查看公文文稿的高度（表彰通报举例）、宽度（公文的信息容量、关照视野）、深度（时间深度、政策深度、语言深度），灵敏度（科学发展、和谐发展、率先发展，创新潍坊，生态潍坊，文化潍坊，幸福潍坊，又好又快，更好更快）

（8）一般情况下，我们最好在公文原稿的基础上进行修改。但如果公文文稿原件支离破碎、语焉不详、逻辑混乱，那就只能另起炉灶推倒重来。

八、公文写作者的知识结构和能力结构：

法律法规、政策精神、经济知识、人文知识、文学素养、哲学素养、历史知识、语言知识、业务知识、辩证思维能力、过硬的文字表达能力。

推荐阅读：《国家行政机关公文处理办法》、《中华人民共和国国家标准国家行政机关公文格式》、《山东省人民政府实施国家行政机关公文处理办法细则》、《中华人民共和国语言文字法》、《半月谈》、《读书》、《中华读书报》、《文汇读书周刊》、《新华文摘》、人民日报评论员文章等。

责任编辑：杨雪

文章来源：http://www.71.cn/2016/0329/879681.shtml